Haben Sie keine PM-Standards und passenden Prozesse? Nutzen Sie vielleicht verschiedene Tools parallel? Sind Sie nicht wirklich zufrieden mit den Tools? Oder haben Ihre Projektleiter:innen keine PM-Ausbildung?
Dann ist es Zeit für Veränderung. Doch welches Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) passt zu Ihnen und Ihren Usern, bzw. was sollten Sie bei der Auswahl einer neuen PPM-Software beachten, damit Sie für die Zukunft gerüstet sind und die Nutzerakzeptanz stimmt? 🤔
In einer 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ liefern Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann viele praktische Tipps für jede Phase der Tooleinführung – von der Orientierung, über die Auswahl und Implementierung bis zur kontinuierlichen Optimierung.
In dieser ersten Folge #118 geht es darum, wie Sie einen Fahrplan entwickeln und eine Analyse Ihrer bestehenden PM-Landschaft durchführen:
- Was läuft gut?
- Was muss sich ändern?
- Welche Stakeholder sollten unbedingt mit eingebunden werden?
✅ Nach dieser Podcast-Folge kennen Sie die nötigen Voraussetzungen für die Durchführung einer konkreten PPM-Toolauswahl.
Jetzt reinhören! 🎧
P.S. In den Folgen #119-121 geht es dann um die nächsten Schritte:
- Wie Sie von der Longlist über die Shortlist letztendlich Ihr Tool auswählen.
- Was Sie bei der Implementierung des neuen PPM-Tools beachten müssen.
- Wie Sie Ihr PPM-System immer weiter ausbauen bzw. optimieren können.
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Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!
Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Thomas Henkelmann
Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/
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Relevante Links / Downloads
TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com)
Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com)
PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com)
User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com)
Zusammenfassung des Podcasts (Teil 1/4):
Projektmanagement-Tool Orientierung – Wenn‘s so nicht weitergeht
Warum ein neues Tool?
Viele Unternehmen beginnen ihre Projektmanagementreise mit einfachen Tools wie Excel oder PowerPoint. Diese Werkzeuge sind in Bereichen zwar leistungsstark, stoßen jedoch bei wachsender Projektkomplexität schnell an ihre Grenzen. Ein zentrales Problem bei vielen Unternehmen ist die Unzufriedenheit mit der aktuellen Projektmanagement-Lösung. Doppelarbeit, inkonsistente Daten und mangelnde Übersichtlichkeit führen zu Frust und Ineffizienz bei der Arbeit.
Das Verlangen nach einem besser passenden Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist vorhanden. Doch bevor Sie sich an die Auswahl eines neuen Tools machen, sollten Sie einige wesentliche Punkte beachten. Darum geht es in dieser Zusammenfassung des Podcasts.
Die Ausgangslage analysieren: Wo liegen die Schwachstellen?
Der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen PPM-Tool ist die Analyse der Ausgangslage. Bevor Sie ein neues Tool auswählen, müssen Sie genau verstehen, was an der aktuellen Arbeitsweise nicht funktioniert. Welche Probleme versuchen Sie zu lösen? Wo genau liegen die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Projektumfeld?
Diese Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das neue Tool wirklich einen Mehrwert bietet und die bestehenden Probleme löst. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Anforderungen und Wünsche, die das neue Tool erfüllen soll. Diese Anforderungen sollten auf den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens basieren und realistische Erwartungen widerspiegeln, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist es, die bestehenden Systeme und Prozesse nicht vollständig über den Haufen zu werfen. Es ist wichtig, dass Sie gut funktionierende Systeme beibehalten.
Dabei spielt auch die Integration bestehender Systeme eine wichtige Rolle. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, bestehende Finanzsysteme wie SAP oder IT-Systeme wie Jira in das neue Projektmanagement-Tool zu integrieren, anstatt diese vollständig zu ersetzen.
Dieses Vorgehen vermeidet unnötige Störungen und erleichtert den Übergang zu neuen Arbeitsweisen.
Wichtige erste Gedanken in Richtung Toolauswahl
Sobald die Ausgangslage klar ist, beginnt die Phase der Toolauswahl. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass Sie klare Kriterien für die Auswahl des Tools festlegen. Diese Kriterien sollten sowohl funktionale Aspekte, wie die Fähigkeit des Tools zur Projektplanung und zum Ressourcenmanagement, als auch technische Anforderungen umfassen. Dazu gehört zum Beispiel:
- die Integration in bestehende Systeme,
- die Benutzerfreundlichkeit und
- die Flexibilität des Tools.
Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte in der Lage sein, sowohl kleine als auch große Projekte zu unterstützen.
Unser Tipp: Versuchen Sie nicht, alle erdenklichen Funktionen gleich abzudecken und auf sogenannte „Monster-Tools“ zurückzugreifen. Diese sind oft schwer zu bedienen und in der Praxis nicht effizient.
Darüber hinaus sollten Sie den Einführungsprozess als ein Projekt betrachten, das sorgfältig geplant und gesteuert werden muss. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Meilensteinen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts.
(Hinweis: Wie Sie zur finalen Toolauswahl kommen erfahren Sie in der Podcast-Folge #119 oder zusammengefasst in der nächsten Ausgabe unseres NL)
Stakeholder-Management: Den Wandel gemeinsam gestalten
Die Einführung des neuen Tools erfordert eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder von Anfang an. Es ist wichtig, eine umfassende Stakeholder-Analyse durchzuführen, um zu verstehen, wer in welchem Maße vom neuen Tool betroffen ist und wie Sie diese Personen am besten ins Boot holen.
Aber auch während des gesamten Einführungsprojekts sollten Sie die Stakeholder mit einbinden und ihre Meinungen und Bedürfnisse berücksichtigen. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, das Tool optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Die Einführung durch Changemanagement begleiten
Dabei sollte besonderes Augenmerk auf das Thema Changemanagement / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) gelegt werden. Die Einführung eines neuen Tools ist immer auch ein Veränderungsprozess, der bei den Mitarbeitenden Unsicherheiten und Widerstände hervorrufen kann. Daher ist es entscheidend, dass Sie die Mitarbeitenden frühzeitig auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten und ein positives Umfeld für diesen Wandel schaffen.
Schulung & Coaching als fortlaufendes Angebot
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Tool-Einführung ist die Schulung und das Coaching der Mitarbeitenden. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das neue Tool effizient nutzen können, sollten Schulungen und Coaching-Angebote bereitgestellt werden. Diese sollten nicht nur einmalig angeboten werden, sondern ein fortlaufendes Angebot darstellen, das die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeitenden das Tool gerne nutzen und die damit verbundenen Vorteile voll ausschöpfen können.
Langfristige Perspektive: Kontinuierliche Verbesserung durch ein PMO
Nach der erfolgreichen Einführung des Tools ist es wichtig, dass Sie eine langfristige Perspektive einnehmen und kontinuierliche Verbesserungen umsetzen. Ein Project Management Office (PMO) (Link: https://www.theprojectgroup.com/blog/pmo-project-management-office/) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Das PMO sollte nicht nur die technische Einführung des Tools begleiten, sondern auch die inhaltliche Nutzung unterstützen und sicherstellen, dass das Tool im täglichen Betrieb optimal genutzt wird.
Dies umfasst auch die regelmäßige Überwachung der Tool-Nutzung und das Sammeln von Feedback. Damit können Sie kontinuierlich Verbesserungen vornehmen und sicherstellen, dass das PPM-Tool langfristig einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet.
Fazit: Erfolgreiche Tool-Einführung als Gemeinschaftsprojekt
Die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist ein bedeutendes Projekt, das nicht allein von der IT-Abteilung durchgeführt werden sollte. Es erfordert die Zusammenarbeit aller Stakeholder und eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass das Tool nicht nur technisch, sondern auch kulturell in das Unternehmen passt.
Letztendlich hängt der Erfolg der Tool-Einführung maßgeblich davon ab, wie gut die späteren User in den Prozess eingebunden sind. Ihre Akzeptanz und ihr Engagement sind entscheidend für den langfristigen Erfolg des Tools. Daher sollte der Fokus nicht nur auf der Technologie selbst, sondern auch auf den Menschen liegen, die damit arbeiten werden.
Durch eine klare Analyse der Ausgangslage, eine durchdachte Toolauswahl, ein effektives Changemanagement und eine langfristige Optimierung können Sie sicherstellen, dass die Einführung erfolgreich verläuft und das Tool einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet.
In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (2/4) geht es um den erfolgreichen Auswahlprozess für ein PPM-Tool. (PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)
Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .
Weitere Informationen zum Thema
Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:
Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)
Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)
Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)
Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)
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