Die Vorarbeit ist geschafft: Sie haben Ihre neue Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) mit zentraler Datenhaltung ausgewählt. Jetzt geht es um die eigentliche Einführung dieses PPM-Tools. Doch auf was ist hierbei zu achten, damit die Akzeptanz hoch ist und der erwartete Nutzen des Tools auch tatsächlich eintritt? 🤔
In Teil 3 der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ beleuchten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann den Implementierungsprozess genau:
- Warum sollten Sie die Erwartungen von Stakeholdern, Sponsoren und Entscheider kennen?
- Mit welchen Features macht es Sinn zu starten?
- Was soll bis wann erreicht werden?
- Warum sollten Sie sich nicht zu viel auf einmal vornehmen?
✅ Nach dieser Folge haben Sie einen soliden Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche PPM-Tool-Einführung. Jetzt anhören! 🎧
P.S. In den ersten beiden Teilen der Reihe ging es um eine grundlegende Orientierung bei der PPM-Tool-Auswahl (#118) und wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl (#119).
In der kommenden und letzten Episode der Reihe (#121) erfahren Sie, wie Sie Ihr PPM-System nach Bedarf schrittweise weiter ausbauen bzw. optimieren können.
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Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!
Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Thomas Henkelmann
Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/
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Relevante Links / Downloads
TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com)
Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com)
PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com)
User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com)
So klappt die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich: (Leitfaden mit Praxistipps)
Gute und passende Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Übersicht über alle laufenden Projekte, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz. Viele Unternehmen wollen daher mit einem modernen Tool „aufrüsten“.
Doch die Einführung einer Projektmanagement-Software ist mehr als nur die Installation eines Tools. Das Vorgehen erfordert eine sorgfältige Planung, eine iterative Herangehensweise und das Engagement aller Beteiligten. Unternehmen, die die Einführung gut meistern, schaffen eine solide Grundlage für ihren langfristigen Erfolg.
Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#120) viele praktische Tipps, mit denen Sie die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software erfolgreich abschließen.
Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.
Klein anfangen und Quick Wins erzielen
Oft wollen die Verantwortlichen im Unternehmen sofort die gesamte Funktionsbandbreite einer neuen Software einführen. Das schafft jedoch meist nur Überforderung und Frustration bei den Usern.
Stattdessen sollten Sie zunächst mit einem reduzierten und gut verständlichen Funktionsumfang des Tools kleine, überschaubare Projekte umsetzen. Diese werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein und Sie können damit schnell Erfolge nachweisen – sogenannte „Quick Wins“.
Beispiel: Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das eine neue Projektmanagement-Software einführt. Anstatt alle Mitarbeitenden sofort in sämtliche Funktionen einzuweisen, könnte das Unternehmen zunächst eine zentrale Projektliste erstellen. Diese Liste enthält alle aktuellen Projekte des Unternehmens und ist innerhalb von wenigen Wochen verfügbar. Die Vorteile sind sofort sichtbar: Alle Beteiligten können nun auf eine einheitliche Datenquelle zugreifen. Das verbessert die Transparenz und die Zusammenarbeit deutlich.
Diese Quick Wins schaffen Vertrauen in die neue Software. Zudem motivieren diese Erfolge die Mitarbeitenden, sich stärker mit dem Tool auseinanderzusetzen. Und durch den frühen Einsatz der Software minimieren Sie das Risiko, dass das weitere Implementierungsprojekt für das neue Tool ins Stocken gerät.
Vier Erfolgsfaktoren für die Einführung einer Projektmanagement-Software
Um die Implementierung erfolgreich zu gestalten, sollten Sie vier zentrale Erfolgsfaktoren beachten:
- Technik und Organisation: Die technische Implementierung ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, dass Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen schaffen, die eine erfolgreiche Nutzung der Software ermöglichen. Dies bedeutet, dass die Prozesse im Unternehmen auf die Software abzustimmen und gegebenenfalls anzupassen sind. Dazu gehört auch, dass Sie die User frühzeitig in den Prozess einbeziehen.
Tipp: Führen Sie vor der Einführung der Software eine Bedarfsanalyse durch. Diese hilft dabei, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren und die Software entsprechend zu konfigurieren. Es ist wichtig, die User von Anfang an einzubeziehen. Alle müssen das Gefühl haben, Teil des Prozesses zu sein und die neue Software zu ihrem eigenen Vorteil nutzen zu können.
- Iterative Entwicklung: Führen Sie die neue Projektmanagement-Software schrittweise ein und fragen Sie regelmäßig Feedback ab. So können Sie Anpassungen schnell vornehmen und die Software entwickelt sich in die richtige Richtung. Dieser Ansatz minimiert das Risiko, dass das System nicht den Anforderungen entspricht und ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
- Schulung und Changemanagement: Die Einführung einer Projektmanagement-Software erfordert Schulungen und ein aktives Change Management / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) . Nur so können Sie sicherstellen, dass die User die neue Software akzeptieren und effektiv nutzen. Dabei sollten Schulungen nicht nur die technischen Aspekte der Software abdecken, sondern auch die neuen Prozesse und Arbeitsweisen, die mit der Software einhergehen.
Tipp: Planen Sie Schulungen in mehreren Stufen. Zunächst sollten Sie grundlegende Schulungen für alle User anbieten, gefolgt von fortgeschrittenen Schulungen für spezifische User-Gruppen. Ergänzend dazu kann es hilfreich sein, „Super-User“ oder „Key-User“ auszubilden, die als Unterstützung für ihre Kolleg:innen fungieren und bei Fragen und Problemen unterstützen.
4. Regelmäßige Erfolgskontrolle: Überprüfen und messen Sie regelmäßig den Fortschritt, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Dies stärkt das Vertrauen in die neue Software und motiviert die User. Führen Sie Erfolgskontrollen nicht nur auf technischer Ebene durch, sondern berücksichtigen Sie auch die Akzeptanz und Nutzung der Software durch die User.
Wann ist die Einführung einer Projektmanagement-Software abgeschlossen?
Eine häufige Frage in der Einführungsphase eines neuen Tools ist, wann dieses Projekt wirklich abgeschlossen ist. Die Antwort ist nicht immer eindeutig, denn in gewisser Weise entwickelt sich ein Projektmanagement-Werkzeug ständig weiter. Nach etwa sechs Monaten könne Sie jedoch eine erste Bilanz ziehen. In dieser Phase sollten Sie die Software „leben lassen“ und die ersten Ergebnisse bewerten.
Auch wenn Sie das Tool in den ersten Monaten intensiv weiterentwickeln, sollten Sie nach einer gewissen Zeit eine Pause einlegen. Dadurch können Sie die bestehenden Funktionen ausreichend nutzen und gut evaluieren.
Tipp: Planen Sie regelmäßige Review-Meetings, um den Fortschritt des Einführungsprojekts zu bewerten. In diesen Meetings können Sie sowohl Erfolge feiern als auch Probleme besprechen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern und Vorschläge für Verbesserungen einzubringen.
Was ist der Reifegrad einer Projektmanagement-Software?
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Reifegrad der Software. Hierbei geht es nicht um möglichst viele Funktionen und Methoden. Es bedeutet, dass die Software entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der User und des Unternehmens zum Einsatz kommt. Reife bedeutet, dass die User die ausgewählten Funktionen gut beherrschen und effektiv nutzen. Es ist besser, weniger Funktionen sehr gut zu beherrschen, als viele Funktionen nur oberflächlich einzusetzen.
Tipp: Führen Sie regelmäßige Reifegradbewertungen durch, um zu überprüfen, wie gut die Software im Unternehmen genutzt wird. Diese Bewertungen können Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Software optimal zum Einsatz kommt.
Optimierung: Der nächste Schritt nach der Einführung
Nach der erfolgreichen Einführung und einer ersten Konsolidierungsphase sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Software weiter optimieren können. Dabei geht es nicht nur um die Einführung neuer Funktionen, sondern auch um die Integration der Software mit anderen Systemen im Unternehmen. So könnte beispielsweise die Anbindung an ein ERP-System oder eine Risiko-Datenbank sinnvoll sein. Mit einem bidirektionalen Datenaustausch zwischen Systemen können Sie den Informationsfluss im Unternehmen weiter verbessern, die Datenqualität erhöhen und Ineffizienzen reduzieren.
Fazit: Schaffen Sie ein lebendes System!
Die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software ist ein fortlaufender Prozess. Dieser erfordert Geduld, strategisches Denken und das Engagement aller Beteiligten. Durch eine schrittweise Einführung, die Fokussierung auf Quick Wins und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts können Sie sicherstellen, dass die Software letztendlich optimal genutzt wird und einen nachhaltigen Mehrwert bietet.
Ein lebendes System zeichnet sich dadurch aus, dass es sich kontinuierlich weiterentwickelt und den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, werden langfristig von einer besseren Übersicht, effizienteren Prozessen und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden profitieren.
Die Reise mag herausfordernd sein, aber mit der richtigen Strategie und dem nötigen Engagement ist Ihnen der Erfolg garantiert.
Praktische Tipps für den Alltag
• Kommunikation ist der Schlüssel: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über den Fortschritt der Einführung der Projektmanagement-Software. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre, in der Feedback willkommen ist. Dies trägt dazu bei, dass sich die User einbezogen fühlen und motiviert sind, die neue Software zu nutzen.
• Vermeiden Sie die „Feature-Falle“: Es ist verlockend, alle Funktionen einer neuen Software sofort nutzen zu wollen. Konzentrieren Sie sich jedoch zunächst auf die Funktionen, die für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bieten. Erweitern Sie das System dann nach und nach.
• Schaffen Sie „Super-User“: Bestimmen Sie in jeder Abteilung einen oder mehrere „Super-User“. Diese fungieren als interne Expert:innen für die Software und können bei Fragen und Problemen helfen. Dies erleichtert den Übergang zur neuen Software und stellt sicher, dass das Wissen intern verfügbar ist.
• Messen Sie den Erfolg: Legen Sie von Anfang an klare Kriterien fest, anhand derer Sie den Erfolg der Implementierung messen können. Dazu können Zeit- und Kosteneinsparungen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder die Verbesserung von Arbeitsabläufen gehören.
• Seien Sie geduldig: Eine erfolgreiche Implementierung braucht Zeit. Seien Sie geduldig und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Denken Sie daran, dass eine schrittweise Einführung in der Regel erfolgreicher ist als ein „Big Bang“-Ansatz.
Durch die Anwendung dieser Tipps und die Berücksichtigung der oben beschriebenen Erfolgsfaktoren können Sie die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich gestalten. Ein gut implementiertes System wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zusammenarbeit und Transparenz im Unternehmen verbessern. Letztendlich wird es Ihrem Unternehmen helfen, Projekte effektiver zu planen und durchzuführen und somit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (4/4) geht es um die kontinuierliche Optimierung Ihrer Projektmanagement-Software. PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)
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Weitere Informationen zum Thema
Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:
Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)
Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)
Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)
Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)
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