Sind Sie mit Ihrem PM-Tool unzufrieden? Vielleicht haben Sie eine Einzelplatzlösung ohne zentrale Datenhaltung, die sich für das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement nicht wirklich eignet? Dann suchen Sie vermutlich gerade ein zukunftsfähiges Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), das Ihre Anforderungen nachhaltig erfüllt. 🤔
Im 2. Teil der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ zeigen Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann einen erfolgserprobten Weg zur Tools-Auswahl:
• Welche Repräsentanten sind betroffen?
• Welche User Stories müssen von dem Tool abgedeckt sein?
• Welche Technologien können Sie ein- bzw. ausschließen?
• Und wie kommen Sie von der Longlist über die Shortlist zur finalen
Tool-Auswahl?
✅ Nach dieser Folge kennen Sie viele wertvolle Praxistipps, die Sie bei der Tool-Auswahl direkt umsetzen können. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen und gleich reinhören! 🎧
P.S. Im ersten Teil der Reihe (#118) ging es um eine grundlegende Orientierung und die Voraussetzungen für die Auswahl eines PPM-Tools.
In den beiden kommenden Folgen erfahren Sie, was Sie bei der Implementierung beachten sollten (#120) und wie Sie Ihr PPM-System später immer weiter ausbauen oder optimieren können (#121).
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Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!
Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Thomas Henkelmann
Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/
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Relevante Links / Downloads
TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com)
Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com)
PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com)
User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com)
Wie Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig gestalten (ein Leitfaden)
Die Landschaft an Projektmanagement-Software hat sich in den letzten Jahren erheblich erweitert. Früher gab es nur eine begrenzte Auswahl an Softwarelösungen, meist beschränkt auf grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung und Zeitplanung. Heute hingegen stehen Unternehmen eine Vielzahl spezialisierter Tools zur Verfügung. Diese decken sehr unterschiedliche Bedürfnisse ab – von agilen Methoden über Ressourcenmanagement bis hin zur kollaborativen Zusammenarbeit in verteilten Teams oder Branchenlösungen.
Projekte lassen sich heute mit moderner Software effizienter planen und steuern. Aber die große Auswahl stellt Unternehmen auch vor die Herausforderung, das passende Werkzeug für ihre individuellen Anforderungen zu finden. Wie sollten Sie dabei vorgehen?
Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#119) einen strukturierten Ansatz zur Auswahl der passenden Projektmanagement-Software.
Folgen haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.
Die richtige Toolauswahl – mehr als nur Features
In vielen Unternehmen beginnt die Diskussion um eine neue Projektmanagement-Software direkt bei den Features. Man vergleicht Funktionen, erstellt endlose Listen und wählt das Tool mit den meisten Häkchen. Doch dieser Ansatz greift oft zu kurz. Die richtige Toolauswahl beginnt viel früher – bei den Anforderungen, dem Budget und vor allem bei den Bedürfnissen der Stakeholder. In unserem Podcast haben wir diesen Prozess in fünf Schritte unterteilt, die Sie folgend kennenlernen.
Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 1:
Anforderungen definieren und Budget festlegen
Ihr erster Schritt bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollte das Klären der grundlegenden Anforderungen und des Budgets sein. Die Anforderungen können je nach Unternehmen und Projekt stark variieren. Hierbei sollten Sie nicht nur an die offensichtlichen Funktionen denken, sondern auch an weniger offensichtliche Themen wie Datenschutz, Schnittstellen zu anderen Systemen und die Flexibilität der Software.
Beispiel für Anforderungen:
Ein Unternehmen in der Finanzbranche wird wahrscheinlich besonderen Wert auf den Datenschutz legen. Hier könnte die Anforderung sein, dass die Software nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch eine ISO 27001-Zertifizierung aufweist. Ein anderes Unternehmen könnte hingegen eine Software suchen, die nahtlos mit einem bereits genutzten CRM-System integriert werden kann, um Kundendaten direkt in Projektpläne zu übernehmen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Budget. Es gibt Tools, die zwischen 10 und 50 Euro pro User und Monat kosten. Aber die laufenden Betriebskosten und der Aufwand für die Implementierung können erheblich variieren.
Budgetbeispiel:
Wenn ein Tool 25 Euro pro User und Monat kostet und Sie 40 User haben, entstehen jährliche Kosten von 12.000 Euro. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Hardware (falls benötigt), die Schulung der Mitarbeitenden und den laufenden Support. Oftmals sind diese Kosten höher als die reinen Lizenzgebühren.
Zusätzliche Kostenüberlegungen:
Beispielsweise könnten die Schulungskosten für eine komplexe Projektmanagement-Software erheblich sein, insbesondere wenn es eine steile Lernkurve hat. Ein mittelständisches Unternehmen könnte hier mit Kosten von mehreren Tausend Euro für Schulungen rechnen. Das gilt insbesondere dann, wenn diese für verschiedene Abteilungen und in mehreren Sprachen angeboten werden müssen.
Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 2:
Infrastruktur und Betrieb berücksichtigen
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Frage, ob Sie das Tool in der Cloud oder lokal („on premises“) betreiben möchten. Cloud-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und sind schneller implementierbar. Allerdings gibt es Branchen, in denen Cloud-Lösungen aus Sicherheitsgründen nicht zugelassen sind. Ein lokaler Betrieb bedeutet jedoch nicht nur Hardwarekosten, sondern auch laufende Wartungsaufwände.
Cloud vs. On-Premises:
• Cloud: Die Vorteile einer Cloud-Lösung liegen in der einfachen Skalierbarkeit und der geringeren Notwendigkeit für eigene IT-Infrastruktur. Ein Beispiel wäre ein Beratungsunternehmen, das schnell neue Projekte für verschiedene Kunden starten kann, ohne sich Gedanken über Hardware-Upgrades oder Software-Installationen machen zu müssen.
• On-Premises: Hierbei wird die Software auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Dies bietet maximale Kontrolle und Sicherheit, erfordert jedoch auch einen erheblichen IT-Ressourcenaufwand, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Beispielsweise könnte sich ein Unternehmen im Finanzsektor für eine On-Premises-Lösung entscheiden, um sicherzustellen, dass alle Daten intern und unter strenger Kontrolle bleiben.
Tipp: Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, achten Sie darauf, dass diese DSGVO-konform ist und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben. Und klären Sie, was mit den Daten passiert, wenn Sie das Tool irgendwann nicht mehr nutzen möchten.
Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 3:
Stakeholder einbeziehen und Anforderungen sammeln
Eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Toolauswahl ist es, die relevanten Stakeholder nicht oder zu spät einzubeziehen. Zu den Stakeholdern zählen nicht nur die Projektleiter:innen, sondern auch die Leitenden von Teams und Abteilungen, die Geschäftsführung, die IT-Abteilung und sogar der Betriebsrat. Diese Gruppen haben oft sehr unterschiedliche Anforderungen an das Tool. Daher ist es wichtig, dass Sie diese frühzeitig sammeln und priorisieren.
Beispiel für Stakeholder-Interessen:
Ein Projektleiter möchte ein Tool mit detailliertem Gantt-Diagramm, um den Projektfortschritt visuell zu überwachen. Ein Teamleiter hingegen legt mehr Wert auf ein einfaches Dashboard, das die Arbeitsbelastung seines Teams anzeigt. Der Betriebsrat hat Bedenken hinsichtlich der Überwachung und Datensicherheit der Mitarbeitenden und achtet darauf, dass die Privatsphäre der User gewahrt bleibt. Das alles sollte frühzeitig in die Tool-Auswahl einfließen.
Stakeholder-Analyse:
Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Rollen in Ihrem Unternehmen identifizieren und in den Auswahlprozess einbeziehen. Die IT-Abteilung könnte zum Beispiel darauf bestehen, dass das Tool bestimmte Sicherheitsstandards erfüllt, während der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Datennutzung haben möchte.
Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 4:
Eine Longlist erstellen und Tools vergleichen
Sobald die Anforderungen und das Budget klar sind, können Sie eine Longlist potenzieller Tools erstellen. Diese Liste sollte nicht mehr als zehn Tools umfassen, die anhand der definierten Anforderungen ausgewählt wurden. Nehmen Sie sich Zeit, um diese Tools genauer anzusehen und sich gegebenenfalls von den Anbietern Demos zeigen zu lassen.
Tipp: Verlassen Sie sich nicht nur auf Feature-Listen oder Anbieterpräsentationen. Testen Sie die Tools selbst und lassen Sie Ihre Teammitglieder, die später damit arbeiten sollen, ebenfalls damit experimentieren. Der erste Eindruck zählt, aber auch das „Bauchgefühl“ sollten Sie nicht unterschätzen.
Erweiterte Auswahlkriterien:
Denken Sie daran, dass Benutzerfreundlichkeit ein entscheidender Faktor ist. Ein Tool mag auf dem Papier alle benötigten Funktionen bieten – aber wenn es kompliziert und schwer verständlich ist, wird es wahrscheinlich nicht effektiv genutzt werden. Überlegen Sie auch, wie gut die neue Software mit anderen bereits vorhandenen Systemen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann.
Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 5:
Hands-on Test und Evaluation durchführen
Nachdem Sie die Longlist auf zwei oder drei Favoriten reduziert haben (Shortlist), sollten Sie diese Tools ausführlich testen. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur eine Demo anschauen, sondern die Tools selbst in Ihrem Arbeitsumfeld ausprobieren. Simulieren Sie echte Projekte, legen Sie Aufgaben an, planen Sie Ressourcen und testen Sie das Berichtswesen.
Beispiel Hands-on Testing:
Sie übertragen ein aktuelles Projekt in die neue Projektmanagement-Software und prüfen, ob sich Aufgaben leicht planen und der Fortschritt gut überwachen lassen. Verschiedene Abteilungen sollten das Tool dann ausprobieren, um sicherzustellen, dass es für alle relevanten Benutzergruppen geeignet ist. Die IT-Abteilung könnte sich z.B. darauf konzentrieren, wie gut sich das Tool mit bestehenden Systemen integrieren lässt. Das Marketing-Team könnte die Berichtsfunktionen für Projekte testen, um die Ergebnisse ihrer Kampagnen zu analysieren.
Feedback sammeln:
Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Testphase Feedback von allen Beteiligten einholen. Fragen Sie nach, was gut funktioniert hat und wo es Probleme gab. Dies hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass das gewählte Tool tatsächlich zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
Beispiel:
Ein Test könnte ergeben, dass eines der möglichen Tools alle geforderten Funktionen bietet. Aber in der Benutzeroberfläche ist es unübersichtlich und wird daher von den Usern abgelehnt. Ein anderes Tool könnte weniger Funktionen haben, dafür aber eine intuitive Bedienung, die die Akzeptanz im Team erhöht.
Fazit: Die richtige Software-Entscheidung treffen
Die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software ist ein komplexer Prozess. Dieser erfordert Zeit und Ressourcen. Es geht nicht nur darum, das Tool mit den meisten Funktionen auszuwählen, sondern die Software zu finden, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt und von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit einem gut durchdachten Auswahlprozess, bei dem Sie die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen, sorgen Sie nicht nur für eine erfolgreiche Implementierung. Sie sorgen auch dafür, dass das neue Tool langfristig akzeptiert und genutzt wird sowie die Investition sich damit bezahlt macht durch mehr erfolgreiche Projekte. Es lohnt sich also, in diesen Prozess zu investieren, ggf. externe Beratung hinzuzuziehen und die Entscheidung nicht überstürzt zu treffen.
Mit diesen Schritten haben Sie eine solide Grundlage für die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools geschaffen.
In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (3/4) geht es um die erfolgreiche Implementierung einer Projektmanagement-Software. PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)
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Weitere Informationen zum Thema
Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:
Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)
Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)
Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)
Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)
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