Sie haben bereits ein gut etabliertes PPM-System. Jetzt möchten Sie dieses schrittweise ausbauen und immer weiter verbessern. Doch in welche Bereiche lohnt es sich zu investieren? 🤔
Im letzten und 4. Teil der Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ geben Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann eine Reihe von Empfehlungen für den Ausbau und die Optimierung eines bestehenden PPM-Systems:
- Die PPM-Tool-Optimierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess
- Auch in dieser Phase gilt: Changemanagement bleibt wichtig
- Setzen Sie auf ein flexibles System
- Optimieren Sie nach wirklichem Bedarf, nicht nach Lehrbuch
✅ Nach dieser Folge kennen Sie die wichtigsten Möglichkeiten und Wege, um Ihr bestehendes PPM-System erfolgreich zu erweitern und zu optimieren. 🎧
P.S.: Haben Sie die ersten drei Teile unserer Podcast-Reihe schon gehört? In Folge #118 ging es um die grundlegende Orientierung, in #119 um wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl und in #120 um die Einführung.
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Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Thomas Henkelmann
Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.
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Relevante Links / Downloads
TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com)
Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com)
PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com)
User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com)
So geht die Optimierung von Projektmanagement-Software: Ein Leitfaden für nachhaltigen Erfolg
Eine passende Projektmanagement-Software ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Projekte erfolgreicher abwickeln möchten. Doch nach der erfolgreichen Einführung beginnt oft die eigentliche Herausforderung: der Ausbau und die Optimierung der Lösung. Es ist nötig, dass Sie die Lösung kontinuierlich an die wachsenden Bedürfnisse und neuen Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen.
Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser letzten Episode der Reihe (#121) viele Empfehlungen mit praktischen Tipps für die Optimierung einer laufenden Projektmanagement-Software.
Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.
Treiber für die Optimierung von Projektmanagement-Software
Einer der Hauptgründe für den Ausbau einer Projektmanagement-Software ist das kontinuierliche Wachstum und die Weiterentwicklung der Organisation. Anfangs basieren die Anforderungen oft auf dem aktuellen Wissensstand und den bestehenden Prozessen. Doch sobald das Tool in der Praxis genutzt wird, treten neue Bedürfnisse auf.
Beispielsweise könnte die Einführung einer zentralen Projektliste den Wunsch wecken, auch neue Projekte und Ideen effizient zu erfassen.
Die Treiber für den Ausbau bzw. die Optimierung von Projektmanagement-Software sind vielfältig:
1. Neue Anforderungen: Organisationen entwickeln sich weiter, und mit ihnen auch die Bedürfnisse. Sorgen Sie für ein flexibles System, das mit diesen Veränderungen Schritt halten kann. Oftmals entstehen neue Anforderungen aus der täglichen Nutzung des Systems – Teams erkennen nötige zusätzlichen Funktionen für effizienteres Arbeiten.
2. Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der Daten spielt eine zentrale Rolle für fundierte Entscheidungen. Sorgen Sie für eine Anbindung / Integration anderer Systeme (z.B. das ERP-System), die eine entscheidende Verbesserungen bringt. Daten sollten stets aktuell, vollständig und korrekt sein. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und es stärkt das Vertrauen der User in das System.
3. Integration neuer Funktionen: Sei es das Ressourcenmanagement, Workmanagement oder das Reporting – berücksichtigen Sie beim Ausbau der Software stets die aktuellen Bedürfnisse der Organisation. Zusätzliche Module oder Tools nahtlos in das bestehende System integrieren zu können, bietet Flexibilität und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, auf Veränderungen schnell zu reagieren.
4. Nutzerzufriedenheit und Akzeptanz: Ein oft unterschätzter Treiber für die Optimierung ist die Nutzerzufriedenheit. Ein System, das nicht den Bedürfnissen der User entspricht oder umständlich zu bedienen ist, wird wenig Akzeptanz finden. Daher ist es wichtig, dass Sie das Feedback der User regelmäßig einholen und Verbesserungen basierend auf ihren Erfahrungen vornehmen.
Priorisierung und Umsetzung von Ideen
Eine der größten Herausforderungen bei der Optimierung von Projektmanagement-Software ist die Priorisierung der vielen Ideen, die im Laufe der Zeit zusammenkommen. Hierfür empfiehlt es sich, dass Sie systematisch vorgehen und die Ideen nach Dringlichkeit und Nutzen bewerten. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen und den Prozess transparent zu gestalten.
Tipp: Nutzen Sie eine Priorisierungsmatrix, mit der Sie Ideen nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten. So stellen Sie sicher, dass die relevantesten Ideen zuerst umgesetzt werden. Eine klare Priorisierung verhindert auch, dass Sie Ressourcen auf weniger wichtige Aufgaben verschwenden und ermöglicht eine fokussierte Umsetzung.
Die Bedeutung des Change Managements
Bei der Optimierung einer Projektmanagement-Software geht es nicht nur um technische Anpassungen. Wichtig ist vielmehr auch, die User mit an Bord zu holen. Frühzeitiges Change Management / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) spielt hier eine entscheidende Rolle. Damit schaffen Sie Akzeptanz für die Neuerungen und optimieren die Nutzung der Lösung. Dies umfasst sowohl die Kommunikation der Vorteile neuer Funktionen als auch die Schulung der Mitarbeitenden.
Flexibilität des Systems
Eine flexible Projektmanagement-Software ist das A und O für eine erfolgreiche Optimierung. Sie sollte in der Lage sein, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen und dabei skalierbar bleiben. Besonders in großen Organisationen, die häufig mit unterschiedlichen Softwarelösungen arbeiten, ist die Möglichkeit zur Integration neuer Tools und Funktionen ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Beispiel: Die Integration von SAP für ein verbessertes Reporting oder die Anbindung von Workmanagement-Tools wie JIRA kann den Nutzen der Projektmanagement-Software erheblich steigern. Die Flexibilität einer Lösung zeigt sich auch darin, wie einfach und kostengünstig Sie Erweiterungen und Anpassungen durchführen können.
Der Wert von Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz
Während technische Fähigkeiten und Systemflexibilität wichtig sind, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit nicht vernachlässigen. Ein System, das zwar mächtig, aber schwer zu bedienen ist, wird nur wenig Akzeptanz finden. Hier sind einige Maßnahmen, mit der Sie die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und die Akzeptanz im Unternehmen fördern können:
1. Intuitive Benutzeroberfläche: Eine moderne Projektmanagement-Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es den Usern ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeit produktiv zu sein.
2. Regelmäßiges Feedback einholen: Binden Sie die User frühzeitig in den Optimierungsprozess ein und holen Sie regelmäßig Feedback ein. Dies hilft nicht nur, Probleme frühzeitig zu erkennen, sondern auch, die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen.
3. Erfolgsgeschichten teilen: Teilen Sie innerhalb des Unternehmens Geschichten über erfolgreiche Projekte und Optimierungen, die auf die neue Projektmanagement-Software zurückzuführen sind. Dies schafft Vertrauen in das System und motiviert andere Teams, es ebenfalls aktiv zu nutzen.
Überblick über die Optionen zur Optimierung
Die Möglichkeiten zur Optimierung und zum Ausbau Ihrer Projektmanagement-Software sind vielfältig und hängen stark von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab. Hier eine Übersicht der häufigsten Optimierungsoptionen:
1. SAP-Integration: Sie dient einer verbesserten Datenqualität und einem nahtlosen Reporting. Die Anbindung an SAP ermöglicht es Ihnen, Finanzdaten bidirektional mit dem Projektmanagement-Tool auszutauschen und so eine umfassendere Sicht auf die Projekte, Kosten etc. zu erhalten.
2. Workmanagement-Integration: Tools wie JIRA oder Microsoft Planner ermöglichen eine bessere Aufgabenverteilung und -verfolgung. Durch die Integration solcher Tools mit dem Projektmanagement-Werkzeug können Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern und die Effizienz steigern.
3. Programmmanagement: Die Verwaltung mehrerer zusammenhängender Projekte als Programme können Sie den Überblick und die Steuerung erheblich verbessern. Dies ist besonders wichtig in großen Organisationen, wo Projekte oft voneinander abhängig sind und eine koordinierte Steuerung erforderlich ist.
4. Ressourcenmanagement: Die optimale Zuteilung von Ressourcen ist entscheidend für den Projekterfolg. Durch ein erweitertes Ressourcenmanagement-Modul ermöglichen Sie, Engpässe zu vermeiden und die Auslastung der Mitarbeitenden zu optimieren.
5. Ideen- und Portfoliomanagement: Die systematische Bewertung und Priorisierung von Ideen sowie die strategische Planung des Projektportfolios stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte vorangetrieben werden. Die weniger dringenden Vorhaben können Sie so zurückstellen oder streichen lassen.
6. Reporting: Ein flexibles Reporting-System, das an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst ist, ist unverzichtbar. Damit ermöglichen Sie eine bessere Entscheidungsfindung und Transparenz im gesamten Unternehmen.
Strategische Planung für den langfristigen Erfolg
Der Ausbau und die Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung sollten stets im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Hier einige Überlegungen, wie Sie dies erreichen können:
1. Langfristige Roadmap erstellen: Entwickeln Sie eine langfristige Roadmap für die Optimierung und Erweiterung der Projektmanagement-Lösung. Diese sollte auf den Unternehmenszielen basieren und regelmäßig überprüft und angepasst werden.
2. Priorisierung strategischer Projekte: Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte priorisieren, die einen direkten Einfluss auf die strategischen Ziele des Unternehmens haben. Durch die Einführung eines strukturierten Portfoliomanagements kann Ihr Unternehmen seine Ressourcen auf die wertvollsten Projekte konzentrieren.
3. Kontinuierliches Monitoring und Anpassung: Implementieren Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Leistungskennzahlen (KPIs) Ihrer Projektmanagement-Lösung. Damit können Sie Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und das System proaktiv anpassen.
Fallstricke und Lösungsansätze
Trotz aller Bemühungen gibt es beim Ausbau und der Optimierung von Projektmanagement-Software typische Fallstricke, die Sie vermeiden sollten:
1. Unklare Zielsetzung: Ohne klare Ziele besteht die Gefahr, dass Optimierungsmaßnahmen ins Leere laufen. Definieren Sie von Anfang an, was Sie mit der Erweiterung erreichen wollen.
2. Mangelnde Einbindung der User: Oft wird die Bedeutung des Feedbacks der User unterschätzt. Beziehen Sie diese frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass die Anpassungen ihren Bedürfnissen entsprechen.
3. Technische Komplexität: Die Integration neuer Tools kann technisch herausfordernd sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige technische Expertise entweder intern oder extern zur Verfügung haben.
4. Kostenexplosion: Optimierungen können teuer werden, wenn sie nicht gut geplant sind. Behalten Sie die Kosten im Blick und legen Sie ein klares Budget fest.
5. Überforderung: Nicht selten versuchen Unternehmen zu viele Funktionen gleichzeitig zu implementieren. Dies kann schnell zu Überforderung, die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen und Ablehnung erzeugen. Planen Sie daher den Ausbau schrittweise und setzen Sie sich realistische Ziele.
Fazit: Ein kontinuierlicher Prozess
Der Ausbau und die Optimierung einer Projektmanagement-Software sind keine einmaligen Aufgaben, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten diesen Prozess als Teil ihrer langfristigen Strategie betrachten und regelmäßig überprüfen, ob das System noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Durch den gezielten Ausbau und die regelmäßige Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung schaffen Sie die Grundlage für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit. Bleiben Sie agil, denken Sie strategisch und setzen Sie auf eine moderne, flexible Projektmanagement-Software, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist – Ihr Weg zum Erfolg wird umso nachhaltiger sein.
Weitere Informationen zum Thema
Damit sind wir am Ende dieser Serie zu Projektmanagement-Tools.
Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:
Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)
Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)
Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)
Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)
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