In der neuesten Episode des TPG Podcasts tauchen wir tief in das Thema Altsystem-Ablösung im Projektmanagement ein – und dabei geht diesmal eben nicht um technische Details, sondern vor allem um die menschlichen und organisatorischen Aspekte.
Dr. Stefan Barth und Johann Strasser teilen ihre Erfahrungen und Herausforderungen bei der Erneuerung von Altsystemen und zeigen, wie wichtig Stakeholder-Management, Kommunikation und Change Management sind. Ein großes Thema: Wie gewinnt man die Mitarbeiter für Veränderungen und wie geht man mit Widerständen um? 🤔
Sie erfahren, u.a. inwiefern Transparenz und der Return on Investment (ROI) bei der Einführung neuer Systeme ausschlaggebend sind. Besonders spannend: Wie verändern neue Systeme die Aufgaben der Mitarbeiter und warum ist es so wichtig, die betroffenen Experten einzubinden?
Außerdem kommen psychologische Sicherheit und das Gefühl der Überforderung zu Sprache, die bei vielen Mitarbeitern im Zusammenhang mit Veränderungen auftreten. Unternehmen müssen Wege finden, ihre Mitarbeiter zu unterstützen und sie resilienter gegen Veränderungen zu machen. Denn Fakt ist: Die Veränderung verstetigt sich.
✅ Hören Sie am besten gleich rein und erfahren Sie, wie der Mensch im Mittelpunkt erfolgreicher IT-Projekte steht!
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Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!
Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Stefan Barth
Dr. Stefan Barth war Berater, Start-Up Mitgründer, Mitglied der Geschäftsleitung eines TecDAX-Unternehmens, Einzelunternehmer. Aus der Welt des klassischer Führung kommend veränderte er seine Haltung und fand seine neue Rolle in der Unterstützung agiler Transformationen und der Steuerung von agilen Organisationen. Seit 2013 ist er COO des Digitalisierungsdienstleisters Qvest Digital AG. Hier treibt er die agile Transformation der Organisation voran und trägt sein Know-How nach außen.
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linkedin.com/in/dr-stefan-barth
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Relevante Links / Downloads
TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com)
Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com)
PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com)
User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com)
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Podcast-Zusammenfassung: IT-Altsysteme erneuern – Der Mensch als Schlüssel zum Erfolg
Die Ablösung von IT-Altsystemen wird in vielen Unternehmen häufig als eine rein technische Herausforderung angesehen. Tatsächlich sind es aber die Menschen hinter den Systemen, die über Erfolg oder Misserfolg solcher Projekte entscheiden. Veränderungen in der IT betreffen nicht nur Hardware und Software – sie betreffen vor allem die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit diesen Systemen arbeiten und in der Lage sein müssen, den Wandel mitzutragen. Dieser Artikel zeigt, warum der Mensch bei der IT-Ablösung im Mittelpunkt stehen sollte und wie Unternehmen diesen Prozess erfolgreich gestalten können.
Warum der Mensch im Mittelpunkt steht
In vielen Unternehmen steht früher oder später die Ablösung von IT-Altsystemen an. Die Gründe sind vielfältig: steigende Kosten, ineffiziente Prozesse, Sicherheitsrisiken oder schlichtweg technische Notwendigkeiten. Die Einführung neuer Systeme ist unvermeidlich, wenn Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen.
Doch was oft vergessen wird: Hinter den technischen Systemen stehen Menschen, die mit ihnen arbeiten. Diese Menschen haben sich über Jahre oder Jahrzehnte Expertenwissen in den bestehenden Systemen aufgebaut und ihre Arbeitsweise daran angepasst. Wenn diese Systeme ersetzt werden, wird nicht nur die IT-Landschaft verändert – auch die Rollen, Verantwortungen und das Selbstverständnis der Mitarbeitenden werden neu definiert. Wird dieser Faktor ignoriert, sind die Chancen groß, dass das Projekt auf Widerstände stößt und das neue System nicht die erhofften Vorteile bringt.
Ein Beispiel aus einem Podcast-Gespräch verdeutlicht, wie entscheidend die menschliche Komponente in solchen Projekten ist. In einem Fall ging es um die Ablösung eines alten IT-Systems, das über Jahre im Einsatz war. Die Mitarbeitenden, die dieses System nutzten, hatten sich tief in dessen Prozesse und Eigenheiten eingearbeitet. Der Wechsel zum neuen System wurde jedoch nicht nur als technologische Umstellung, sondern als Verlust der eigenen Bedeutung und Expertise empfunden. Der Widerstand war groß.
Die menschlichen Herausforderungen bei der Ablösung von IT-Systemen
1. Verlust von Expertenstatus: Die Angst vor dem Unbekannten
Einer der größten Stolpersteine bei der Ablösung von IT-Altsystemen ist die Angst der Mitarbeitenden, ihre Rolle und ihren Expertenstatus zu verlieren. Über viele Jahre haben sie sich tief in die alten Systeme eingearbeitet, sich Wissen angeeignet, das sie zu unersetzlichen Spezialisten gemacht hat. Mit der Einführung eines neuen Systems fühlen sie sich plötzlich entwertet – ihr Wissen über das alte System scheint überflüssig geworden zu sein.
Diese Sorge betrifft nicht nur die eigentlichen Anwender, sondern auch Administratoren und andere Mitarbeitende, die täglich mit dem System arbeiten. Die Unsicherheit, die daraus entsteht, kann schnell zu Widerständen führen, die den Fortschritt des Projekts erheblich verzögern.
🛠️ Tipp: Um diese Angst zu mindern, ist es wichtig, den Mitarbeitenden zu kommunizieren, dass ihr bisheriges Wissen wertgeschätzt wird und dass sie eine zentrale Rolle im Veränderungsprozess spielen. Regelmäßige Updates und transparente Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems helfen, die Unsicherheiten zu verringern. Es ist entscheidend, klar zu machen, dass der Wechsel nicht den Verlust von Kompetenz bedeutet, sondern die Möglichkeit bietet, neues Wissen und Fähigkeiten zu entwickeln.
2. Technologiewechsel bedeutet Wissenswechsel
Mit einem neuen IT-System kommen neue Technologien und damit auch neue Anforderungen an das Wissen der Mitarbeitenden. Der Technologiewechsel erfordert, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre bisherigen Gewohnheiten und Arbeitsweisen zu überdenken und neue Fähigkeiten zu erlernen. Doch der Wunsch nach Routine und Sicherheit führt oft dazu, dass sie sich gegen diese Veränderung sträuben.
📚 Tipp: Eine gezielte Schulungsstrategie ist hier unverzichtbar. Mitarbeitende sollten frühzeitig und kontinuierlich in den Umgang mit dem neuen System eingeführt werden. Gleichzeitig sollten die Schulungen praxisnah gestaltet werden, damit sie das neue Wissen sofort anwenden können. Unternehmen sollten zudem die Gelegenheit bieten, das neue System in einem sicheren, „geschützten“ Umfeld zu erproben, bevor es in den Live-Betrieb geht.
3. Die psychologische Komponente: Sinnverlust und Identität
Menschen schöpfen häufig einen großen Teil ihres Selbstbewusstseins und ihrer Identität aus ihrer Arbeit. Sie sind Experten in ihrem Fachgebiet und wissen, dass sie in der Organisation als zentrale Ansprechpartner für ein bestimmtes System oder Thema geschätzt werden. Wenn dieses Wissen durch den Wechsel des Systems an Bedeutung verliert, führt das häufig zu einem Gefühl des Identitätsverlusts. Mitarbeitende fühlen sich weniger wertgeschätzt und sehen sich in ihrer Existenz bedroht.
💬 Tipp: Führungskräfte müssen die Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen und sie aktiv unterstützen. Dabei geht es nicht nur um das Vermitteln von neuem Wissen, sondern auch darum, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass sie weiterhin eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen. Ein sinnvoller Ansatz könnte es sein, ihnen konkrete Perspektiven aufzuzeigen, wie sie ihre Expertise im neuen System weiterentwickeln und neue Verantwortlichkeiten übernehmen können.
4. Blockaden und Widerstände überwinden
In jedem Veränderungsprozess gibt es Mitarbeitende, die sich begeistern und die Veränderung mit offenen Armen annehmen. Aber ebenso gibt es diejenigen, die sich mit Händen und Füßen dagegen wehren. Diese Blockaden können sich in offener Ablehnung oder subtiler Sabotage äußern und den gesamten Prozess ins Stocken bringen.
🚀 Tipp: Um solche Widerstände zu minimieren, sollte ein strukturiertes Change-Management in den Prozess integriert werden. Regelmäßige Feedbackrunden, in denen Mitarbeitende ihre Sorgen und Ängste äußern können, sind ein wichtiger Baustein. Gleichzeitig sollten Führungskräfte gezielte Maßnahmen entwickeln, um Widerstände zu identifizieren und abzubauen – sei es durch zusätzliche Schulungen, individuelle Betreuung oder die klare Vermittlung der langfristigen Vorteile des neuen Systems.
5. Die Rolle der Führungskräfte: Unterstützung von oben
Veränderungen können nur erfolgreich sein, wenn sie von der Unternehmensführung aktiv unterstützt werden. Wenn das Management den Wandel nicht konsequent mitträgt und vorlebt, ist es schwer, die Mitarbeitenden zu überzeugen. Die Führungskräfte müssen nicht nur die Vorteile des neuen Systems vermitteln, sondern auch die Herausforderungen offen ansprechen und klar machen, dass sie bereit sind, den Mitarbeitenden bei diesem Prozess zur Seite zu stehen.
🏆 Tipp: Führungskräfte sollten eine klare Vision entwickeln, die alle Ebenen des Unternehmens erreicht. Sie sollten nicht nur technische Vorteile in den Vordergrund stellen, sondern die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens verdeutlichen und aufzeigen, wie das neue System dazu beitragen kann. Regelmäßige Updates und „Town-Hall-Meetings“ können eine Plattform bieten, um das Commitment des Managements zu demonstrieren und Fragen offen zu beantworten.
6. Veränderungen als ständigen Prozess verstehen
Der Wechsel von einem Altsystem zu einem neuen System ist nicht das Ende des Veränderungsprozesses, sondern oft nur der Anfang. Moderne IT-Systeme entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen müssen lernen, mit dieser ständigen Veränderung umzugehen. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitende kontinuierlich neue Funktionen und Updates erlernen müssen.
⏳ Tipp: Unternehmen sollten eine Kultur der ständigen Weiterbildung fördern. Mitarbeitende müssen sich regelmäßig mit den neuesten Entwicklungen des Systems auseinandersetzen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Hier können Online-Schulungen, interne Workshops oder die Bereitstellung von Lernressourcen helfen, den Wandel zu verstetigen und die Mitarbeitenden fit für die Zukunft zu machen.
Fazit: Veränderung als Chance begreifen
Die Ablösung von IT-Altsystemen ist weit mehr als ein technisches Projekt. Sie ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der das gesamte Unternehmen betrifft – und vor allem die Menschen, die täglich mit diesen Systemen arbeiten. Nur wenn es gelingt, diese Menschen mitzunehmen, ihre Ängste und Sorgen ernst zu nehmen und ihnen die nötige Unterstützung zu bieten, wird der Wandel erfolgreich sein.
Veränderung muss als ständiger Begleiter in der modernen Arbeitswelt verstanden werden. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden frühzeitig in diesen Prozess einbinden und ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, um mit der Veränderung umzugehen, werden langfristig erfolgreicher sein. Es geht darum, die Organisation und die Menschen resilient gegen Veränderungen zu machen, sodass jeder Wandel als Chance und nicht als Bedrohung wahrgenommen wird.
🌟 Abschließender Tipp: Technische Systeme können jederzeit ausgetauscht werden, aber das Vertrauen und Engagement der Mitarbeitenden sind der wahre Motor für eine erfolgreiche IT-Transformation. Indem Unternehmen den Menschen in den Mittelpunkt stellen, schaffen sie die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation.
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